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二、合同授予和管理
1、合同授予
合同授予的过程与商务及合同谈判的过程部分内容是重合或交叉的。
1.1、合同授予方式：根据已有合同直接授予，或谈判后授予。
1.1.1已有框架协议或长期合同（比如年度合同，定价不定量或定量定价）的供应商，则直接授予合同（订单）；
1.1.2根据已批准的供应商价格目录进行一定额度以内的采购，直接授予合同（订单）；
1.1.3单一来源（独家或战略伙伴）供应商协议采购，已有协议的，则直接授予合同（订单）；
1.1.4询价采购后授予合同订单；
1.1.5招标采购或竞争性谈判采购后授予合同。
1.2、合同授予标准
技术标准（满足需求规格要求）和商务标准（价格最低，价值最优或经济最有利标，全生命周期成本最低）。
1.3、协商合同条款
合同条款要与内部相关部门进行沟通，符合公司内控制度要求，比如合同格式版本要符合法务部要求，合同关于标的名称、付款方式、支付手段和发票种类税率的条款要与财务部门沟通，验收标准和验收方法以及技术指标参数等要与需求部门或专业技术部门（设备部、信息化部、技术部或研发部门）沟通确认。
1.4、合同会签评审：提交OA合同会签流程审批
1.5、合同签订
1.6、合同会签与签订注意事项：
1）为规避采购风险特别是资金风险和法律风险，原则上所有采购业务都要签订合同，特别是金额较大（如元以上）或有预付款的业务，原则上须签订合同；紧急采购除外，但须提前向公司领导和采购部报备，采购后及时补充合同并进行合同会签。
2）所有采购合同必须走合同会签，意即只要签订合同（无论是否重复签订）都必须走合同会签，合同会签通过后再去盖章并执行合同（订单）。不允许没有经过合同会签，私下签订合同并盖章后执行，一经发现按违规处理。
3）常规物资，与合作供应商月结付款，可以进行年度定价，签订年度合同（通过合同会签），付款时关联合同会签或定价流程。
4）非常规物资，再次采购的，规格和行情无变化，货到票到付款的业务，供应商也不需要合同的，可以不签订合同。
5）分子公司执行总部签订合同，付款时须关联合同会签流程（让总部同事转发）。
具体见《合同签订与评审要求》、《合同签订方法技巧和注意事项》。
2、合同管理
2.1合同履约和订单执行
合同签订只是走完了合同的第一步，后面的履约执行才是关键，执行的效率和结果决定了采购工作的绩效。合同履行执行包括合同执行，订单跟踪，发货及物流跟踪，到货及验收，质量异常处理，监督供应商绩效，促进供应商持续改善，建议采用《订单跟踪表》和《合同档案管理表》，记录合同执行情况。
2.1.1对于一次性合同（一次交货，比如设备采购合同或原料样品小批量采购合同）
1）建立货物生产发货跟踪表或现场施工进度跟踪表，定期跟催，有必要可以到现场跟催，跟踪合同标的到货。进度跟催情况及时向需求部门和相关领导反馈。
2）跟踪现场施工、安装调试、操作培训、试运行和验收（检验入库），向相关部门索要验收单/检测报告。工程施工和设备验收，须根据合同约定的验收标准和验收方法验收，依据工程量清单和设备系统构成明细清单到现场查勘点收，或由具备相关资质的独立第三方进行验收，设备验收需根据合同约定的技术指标和参数验收调试运行结果。
3）重点
2.1.2对于长期合同或框架协议（多批次按订单交货）
1）下达采购订单。使用我司标准格式的采购订货单（订单合同）。原则上每周每个供应商仅下达一次订单，同一品项上次订单未到货不再下达下一次订单计划，同一供应商多个品项尽量安排同一订单批次下达。订单下达后，跟供应商确认有没有收到，重要紧急的订单，必须电话确认和书面传真或扫描确认。
2）建立订单跟踪表，跟踪订购货物到货，跟踪掌握货物在途（运输、临时仓储、转车）、进厂、卸货、检验、入库和储存的品质态；须在应到日期前一天中午12点之前确认落实次日到货情况，订单跟催信息与需求部门或计划部门共享。
3）建立订单每日跟踪机制，与供应商和内部需求部门或计划部门保持沟通，确保采购计划执行到位，保证生产不缺料，亦不积压物料。
4）每日跟踪物流情况，紧急时可以直接联系物流公司或要求供应商让其物流商采取紧急处置措施如更换更快的物流方式；如果是重大质量问题，必要时开展供应商现场评审（
5）跟踪货物到厂验收入库情况，处理收货和质量验收异常问题，要求供应商进行原因分析和改善。
6）录制相关ERP单据。
7）重点
2.2纠纷处理
合同执行过程中产生纠纷和违约情况，首先通过供需双方友好协商解决，协商不成，通过法律途径解决，如调解、仲裁或诉讼。具体见另行分析文章《采购业务中法律诉讼的预防和处理注意事项》。
2.3合同变更与调整
合同变更，特别是价格调整，谈判协商后，须走相关流程进行会签评审和审批。
2.4合同行政管理
合同维护和文件管理，结算和支付程序，预算控制程序，编制采购台账和付款台账。
2.4.1合同维护和文件档案管理
1）合同存档：建立合同电子档或纸质档档案。
2）部门建立合同登记明细表，记录合同签订情况；个人建立合同管理登记明细表，记录合同签订、变更、履约执行和结算付款情况。
3）维护采购信息化系统合同数据。
2.4.2结算支付程序
1）结算付款进度按合同约定执行
2）多批次交货或月结，需要对上一周期的交货和验收情况进行对账确认。向供应商索取发票，录制相关ERP单据；审核发票各项目是否准确无误，并及时入账。
3）提交OA《采购付款审批流程》，上传相关必要的证明凭证做附件，建立采购记录清单或付款台账。
2.4.3合同采购预算控制程序：遵守公司全面预算管理制度
2.5合同关系管理
与合同各方建立沟通机制，监控合同执行绩效（质量，数量，交期，服务响应），协调处理突发异常情况，解决合同纠纷和争端，协调各方关系，平衡各方利益。
2.6合同风险管理
识别合同风险，如合同谈判风险，签订风险，合同欺诈风险，合同违约风险，合同纠纷诉讼风险，合同损失风险，制定应对策略。
合同管理和执行中的采购业务控制：质量、成本、交期控制以及供应商服务响应，同下面章节“供应商管理”或“采购业务控制”。
单个项目或单个合同履行结束后，编写合同管理总结报告，对合同履约执行情况进行经验教训总结。
